Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Personería Distrital de Buenaventura 2013 Featured

29 Abr 2016
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PERSONERÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA

PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO PERSONERIA DISTRITAL DE BUENAVENTURA- 2013  

ALVARO MARTAN ABONCE

PERSONERO DISTRITAL

BUENAVENTURA ABRIL DE 2013

PRESENTACIÓN

 

Con el objetivo de fortalecer el trabajo institucional de nuestra Entidad, además conscientes de los fines esenciales del Estado y que la corrupción es uno de los fenómenos más lesivos para los Estados modernos porque afecta de manera negativa los niveles de crecimiento económico y disminuye su capacidad para atender las obligaciones frente a los ciudadanos, la PERSONERÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA ha desarrollado el presente Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1474 de 2011

MISIÓN

Somos una institución que contribuye a la defensa y promulgación de los Derechos Humanos y la búsqueda del mejoramiento continuo de la calidad de vida de la población vulnerable, a través de la prestación de servicios sociales con sentido humanista, en el marco de la constitución y la ley.

VISIÓN

En el año 2015, seremos reconocidos como una institución líder en la defensa y promulgación de los derechos humanos en el ámbito local y regional.

MARCO TEÓRICO

 La corrupción es un mal que destruye y lesiona a los gobiernos, desacredita a las instituciones públicas y privadas, socava a la sociedad y frena el desarrollo. El fenómeno de la corrupción debilita la economía de un país y quebranta a las naciones, a la democracia y al Estado de Derecho, destruye el orden institucional y fortalece la delincuencia y el crimen.

Objetivos de la Ley Anticorrupción:

v  Atender las principales causas que generan corrupción.

v  Cerrar los espacios que se abren los corruptos para usar la ley a su favor. En este marco se ha identificado que una de las principales actividades para apropiarse de los recursos públicos es a través de la contratación.

v  Mejorar los espacios de transparencia en las gestiones de la administración pública en general.

v  Disuadir el accionar de los corruptos pues la falta de sanción a los actos de corrupción posibilita una percepción de garantía de impunidad que incentiva la comisión de conductas corruptas.

v  Incentivar el compromiso de algunos actores diferentes al sector público para enfrentar y romper el accionar corrupto desde la ciudadanía en general. 

MARCO NORMATIVO 

v  Constitución Política de Colombia, art. 23, 90, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 183, 184, 209 y 270.

v  Ley 190 de 1995, Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa.

v  Ley 270 de 1996, Estatuto de la Administración de Justicia.

v  Ley 489 de 1998, Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

v  Ley 610 de 2000, Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.

v  Ley 678 de 2001, Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición.

v  Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

v  Ley 909 de 2004, Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.

v  Ley 1437 de 2011, Código Contencioso Administrativo   

v  Decreto 0019 de 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

v  Ley 1474 de 2011, por lo cual de dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

OBJETIVO GENERAL DEL PRESENTE PLAN

Conocer más sobre la problemática de la corrupción en Colombia y así poder contribuir en la lucha contra este flagelo, a través del establecimiento de un programa que permita desarrollar estrategias y actividades concretas de anticorrupción, de conformidad con los principios enunciados en la Constitución Política, las demás normas vigentes, el Código de Buen Gobierno y el Código de Ética, orientándose hacia una gestión íntegra y transparente, con principios y valores éticos frente a todos sus grupos de interés. También será hecho con el fin de que al leer este trabajo la gente tome mas conciencia de nuestros actos y que algún día nosotros seremos los que pueden estar cometiendo esta clase de delitos, por lo cual debemos tener ética en todos los aspectos.

OBJETIVOS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO DE NUESTRA ENTIDAD

Definir las estrategias de apoyo a la lucha contra la corrupción a desarrollar por la PERSONERÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA, aportando a la transformación de condiciones estructurales y funcionales que propicien la corrupción, habilitando un escenario institucional adecuado para la adopción de estrategias concretas en materia de lucha contra la corrupción que orienten la gestión hacia la eficiencia y la transparencia.

Fortalecer los mecanismos de atención al ciudadano tendientes a fortalecer la cultura de la denuncia de actos corruptos, gestionando la totalidad de las denuncias que se reciban en la entidad, realizando para ello un análisis jurídico de las denuncias relacionadas con corrupción administrativa utilizando los medios disponibles para aclarar y documentar los hechos de la denuncia.

Acompañar, capacitar e ilustrar a la ciudadanía para que ejerza en debida forma su derecho y deber social al control frente a la entidad.

Identificar los procesos o áreas más susceptibles o vulnerables frente al riesgo de corrupción, incorporando las acciones preventivas en los respectivos mapas de riesgos acorde a la metodología implementada por la entidad.

Detectar y atacar las causas estructurales que favorecen la existencia del fenómeno de la corrupción en la  entidad.  y fortalecer la cultura de la probidad, la transparencia y los comportamientos éticos de los funcionarios, sus proveedores, clientes internos, externos y en general todas las partes interesadas. 

ALCANCE Y APLICACIÓN DEL PRESENTE DOCUMENTO

Los lineamientos, estrategias, mecanismos, y gestión de riesgos de lucha contra la corrupción, establecidos en el presente documento, serán de riguroso cumplimiento y aplicabilidad en todos los procesos, áreas y partes interesadas de la PERSONERÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA

LOS SIETE PILARES DE LA CORRUPCIÓN

1. La dificultad y demora de los trámites administrativos.

2. La complejidad de las normas fiscales.

3. Proliferación de funcionarios corruptos e incompetentes.

4. Las demoras prolongadas en la cancelación de cuentas aprobación de proyectos.

5. Reajustes exigidos por los contratistas.

6. Errores técnicos o administrativos.

7. Ineficiente defensa adelantada por los abogados del estado

MODALIDADES DE CORRUPCIÓN

ALGUNAS CLASES DE CORRUPCIÓN

Los siguientes son los delitos por corrupción administrativa contemplados por el código penal, y que contemplan los cometidos por los servidores públicos, entendiéndose por estos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del estado de sus entidades descentralizadas territorialmente y por sus servicios.

Para los mismos efectos se consideran servidores públicos, los miembros de la fuerza pública, los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitoria, los funcionarios y trabajadores del banco de la república, los integrantes de la comisión nacional ciudadana para la lucha contra la corrupción y las personas que administren los recursos de que trata el artículo 338 de la constitución política de Colombia.

Peculado Por Apropiación

Se refiere al servidor público que se apropie en provecho suyo o de un tercero de bienes del estado o de empresas o instituciones en que este tenga parte o bienes o fondos parafiscales, o de bienes de particulares cuya administración, tenencia o custodia se le haya confiado por razón o colocación de sus funciones.

El código penal contempla para este delito prisión de 6 a 15 años, multa equivalente al valor de lo apropiado e interdicción de derechos y funciones públicas de 6 a 15 años.

Si lo apropiado no supera un valor de 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes, dicha pena se disminuirá de la mitad de las 3/4 partes.

Si lo apropiado supera un valor de 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes, dicha pena se aumentara hasta la mitad. 

Peculado Por Extensión

El servidor público que abusando de su cargo o de sus funciones constriña o induzca a alguien a dar o prometer al mismo servidor o a un tercero, dinero o cualquier otra utilidad indebidos, o la solicite, incurrirá en prisión de 4 a 8 años, multa de 50 a 100 salarios mínimos mensuales y legales vigentes, el interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de la pena principal.

Cohecho Propio

 

El servidor público que reciba para sí o para otro dinero u otra utilidad, o acepte promesa remunerada, directa o indirecta, para retardar u omitir un acto propio de su cargo, o para ejecutar uno contrario a sus deberes oficiales, incurrirá en prisión de 4 a 8 años, multa de 50 o 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes, el interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de la pena principal.

Cohecho Impropio

El servidor público que acepte para si o para otro, dinero u otra utilidad o promesa remuneratoria, directa o indirecta por acto que deba ejecutar en el desempeño de sus funciones incurrirá en la prisión de 3 a 6 años, multa de 50 a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes, e interdicción de derechos o funciones públicas por el mismo término de la pena principal.

El servidor público que reciba dinero u otra utilidad de persona que tenga interés en asunto sometido a su conocimiento, incurrirá en prisión de 1 a 5 años, multa de 30 a 50 salarios mínimos mensuales legales vigentes e interdicción de derechos y funciones públicas hasta por el mismo término.

Cohecho Por Dar U Ofrecer

El que dé u ofrezca dinero u otras utilidades a servidor público, en los casos previstos en los 2 artículos anteriores, incurrirá en prisión de 3 a 6 años multa de 50 a 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes, interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de la pena principal y prohibición de celebrar contratos con la administración por el mismo término.

Si la investigación sindicara por denuncia del autor o participe particular, efectuado dentro de los 15 días siguientes a la ocurrencia del hecho punible, del servidor que recibió o acepto el ofrecimiento, la acción penal respecto del denunciante se extinguirá. A este beneficio se hará acreedor el servidor público si denunciare primero el delito.

En todo caso, si el funcionario judicial no estimare suficiente la prueba aportada para indicar la investigación, la denuncia correspondiente no constituirá prueba en su contra. 

Trafico De Influencias

Trafico De Influencias Para Obtener Favores De Servidor Público

El que invocando influencias reales o simuladas reciba, haga dar o prometer para sí o para un tercero dinero o dádiva, con el fin de obtener cualquier beneficio de servidor público en asunto que este se encuentre conociendo o haya de conocer, incurrirá en prisión de 4 a 6 años, multa de 50 a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes, interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de la pena principal.

En el código penal la pena es de 2 a 8 años de prisión, multa equivalente al valor de enriquecimiento e interdicción de derechos de funciones públicas por el mismo término de la pena principal. 

Utilización De Información Privilegiada 

El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea este persona natural o jurídica, incurrirá en prisión de 2 a 6 años e interdicción de función por el mismo término de la pena principal.

Prevaricato Por Acción

El servidor público que profiera resolución o dictamen manifiestamente contrario a la ley, incurrirá en la prisión de 3 a 8 años, multa de 50 a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes e interdicción de derechos y funciones públicas hasta por el mismo tiempo de la pena impuesta. 

Prevaricato Por Omisión

El servidor público que omita, retarde, rehúse o deniegue un acto propio de sus funciones, incurrirá en las penas previstas en el artículo anterior.

Prevaricato Por Asesoramiento Legal

El servidor público que asesore, aconseje o patrocine de manera ilícita a persona que gestione cualquier asunto público de su competencia, incurrirá en prisión de 3 a 6 años, multa de 50 a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes e interdicción de derechos y funciones públicas por el mismo término de la pena principal.

Receptación, Legalización Y Ocultamiento De Bienes Provenientes De Actividades Legales

El que fuera de los casos de concurso en el delito oculte, asegure, transforme, infiera, transfiera, custodie, transporte, administre o adquiera el objeto material o el producto del mismo o les de los bienes provenientes de dicha actividad apariencia de legalidad o los legalice, incurrirá en pena de prisión de 3 a 8 años siempre que el hecho no constituye delito sancionado por pena mayor.

Si los bienes constituyen del objeto material o el producto del hecho punible proviene de los delitos de secuestro, extorsión o de cual quiera de los delitos a que se refiera ley 30 de 1986, las penas podrán aumentar de 1/2 a 3/4 partes.

Igualmente cuando para la realización de las conductas se efectúan operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introduzcan mercancías al territorio aduanero nacional o se celebran contratos con personas sujetas a la inspección, vigilancia o control de las superintendencias bancarias o de valores.

TIPIFICACION DE ACCIONES DE CORRUPCIÓN:

Toda acción corrupta consiste en la trasgresión de una norma, se realiza para obtener un beneficio personal, grupal, institucional o en ocasiones comunitario. La corrupción surge del beneficio de una función asignada; el individuo corrupto intenta siempre encubrir activamente su comportamiento.

Dentro de las modalidades de corrupción se encuentran:

1). Abuso de poder, que se expresa mediante el uso de oportunidades desde posiciones públicas o privadas, para obtener beneficios grupales o personales.

2). Carencia y/o debilidades de los procedimientos y mecanismos institucionales, que garanticen la transparencia en el ejercicio de las funciones.

3). Debilidad en los marcos legales que tipifican y sancionan la corrupción administrativa pública.

4). Reforzamiento de las actitudes individualistas y el consumismo, sustituyendo los valores éticos, como la solidaridad, honestidad y responsabilidad.

5). La impunidad en que se encuentran los actos de corrupción, sus expresiones más visibles el tráfico de influencia y la obtención de prebendas personales.

6) Corrupción política: Es la obtención de beneficios personales o grupales de manera ilícita, por el poder o vínculos con éste mediante el ejercicio de la actividad política o de representación.

7) Corrupción administrativa pública: Es el uso de la función pública para la obtención de beneficios personales, familiares o grupales en detrimento del patrimonio público.

8) Corrupción corporativa: Es el uso del soborno de parte de un sector económico o empresa para obtener beneficios corporativos.

9) Corrupción privada: Es aquella que violenta las normas y valores para obtener ventajas frente a otros.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y MEDIDAS PARA MITIGARLOS

La PERSONERÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA, implementó el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) mediante el cual se busca generar una cultura de autocontrol que permita avances importantes en el mejoramiento continuo de los procesos, la identificación y mitigación de los riesgos de gestión y el seguimiento a los planes y programas institucionales.

 

 Para la elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción Institucional, La PERSONERIA DISTRITAL DE BUENAVENTURA responsable de la formulación de este, socializó con los líderes de procesos para orientar la aplicación de la estrategia para la Construcción del Plan Anti Corrupción y de Atención al Ciudadano en los que se revisaron y se tipificaron los eventos en el que por acción u omisión mediante el uso indebido de poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de la entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio que conlleva a la corrupción. 

Para determinar el tipo de control propuesto, se estableció un Control Preventivo que evite el riesgo, es decir, que las acciones propuestas estén orientadas a actuar sobre las causas que lo originan.

El mapa de riesgos de corrupción es el resultado de la identificación, del análisis de factores internos y externos que originan el riesgo para luego valorar y establecer acciones y controles que desde la Oficina de Control Interno serán monitoreados.

 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION 

 

 

DEPENDENCIA

PROCESO

ACTIVIDAD

CATEGORÍA DE

RIESGO

EVENTO

CAUSAS

EFECTOS

CONTROLES QUE SE

REALIZAN ACTUALMENTE

Personería Distrital

Formulación y Seguimiento a la

Planeación Institucional

Elaborar plan

de acción y

planes

asociados

Incumplimientos

legales

En la

presentación de

los planes de

acción

1. Prioridad baja en la formulación y

presentación de los planes de acción y

rendición de

cuentas en los jefes de Procesos

2. Acumulación de tareas en la fecha

indicada para la formulación y presentación de planes

3. Desconocimiento del marco legal

que establece la

Obligatoriedad de la presentación oportuna de los planes.

1. Sanción por

Incumplimiento de tipo legal.

2. Desgaste

Administrativo debido a las solicitudes reiteradas para que las áreas Presenten el plan.

3. Desconocimiento de las

actividades a

desarrollar

durante el año por parte de los

Reuniones periódicas de

direccionamiento

estratégico y análisis de

riesgos legales por

incumplimiento de

requerimientos

Personero Delegado

Gestión Judicial

Consolidar

contestación de

demandas

Incumplimientos legales

En la

contestación de las demandas

1. Inoportunidad en la notificación de la demanda.

2. Descuido del apoderado (factor humano).

3. Falta de

Vigilancia judicial.

4. Fallas en las herramientas

Tecnológicas.

1. La decisión

dentro del

proceso es

desfavorable

para la Personería  Distrital

.

2. Acciones

pertinentes a que halla lugar, en contra del

3. Perdida de

4. Detrimento

1 Revisión semanal de procesos en los despachos judiciales (inspección visual).

 2 .Verificación de procesos judiciales a través de la página de la Rama Judicial.

Personero Delegado

Gestión Judicial

Elaboración

escrita de

alegatos

Incumplimientos

legales

En presentar

alegatos

1. Descuido del apoderado (factor humano). 2. Falta de vigilancia judicial.

1. No se proponen los recursos en oportunidad.

2. No se realiza la

defensa

adecuada de

la Personería  Distrital

3. La decisión

dentro del

proceso puede ser desfavorable

para la Personería  Distrital

.

1. Revisión semanal de procesos en los despachos judiciales (inspección visual).

2 Verificación de

procesos judiciales a

través de la página de la

Rama Judicial.

Personero Delegado

Gestión Judicial

Elaborar

recurso de

apelación o

impugnación

Incumplimientos

legales

 

Al presentar

recursos

1. Descuido del apoderado (factor humano).

2. Falta de vigilancia judicial.

1. No se proponen los recursos en oportunidad.

2. No se realiza la

defensa

adecuada de

la Personería  Distrital

3. La decisión

dentro del

proceso puede

ser desfavorable

para la Personería  Distrital

 

Revisión semanal de procesos en los despachos judiciales (inspección visual).

-2 Verificación de procesos judiciales a

través de la página de la

Rama Judicial.

Oficina de

Control

Interno

Evaluación y Seguimiento al

Sistema de Control Interno

Revisar y

ajustar el

informe de

evaluación o

Incumplimientos

legales

Ante los términos

establecidos

para la entrega

del informe de

seguimiento o

evaluación en los casos en que la

normativa

establezca

termino

1. Ausencia o

retraso en la

entrega de la

información

2. Tiempo

3. Olvido.

4. Desconocimiento de la normativa

Información errada

(criterios).

 

1. Perjuicio de la

2. Perdida de

credibilidad y

3. Sanciones

4. Perdidas

económicas

representadas en multas.

5. Desgaste

1 Programación de la

revisión de los informes

resultados de las

evaluaciones o

seguimientos (Plan

Operativo de la OCI). -2

Revisión previa de la

normativa vigente y

aplicable ( internet) -

3 Registro de

compromisos por medio

escrito para que se

generen alertas. -

Oficina de

Control

Interno

Control Disciplinario Interno

Evaluar la

queja

Incumplimientos

legales

Legales al

calificar la

actuación a

seguir

1. Desconocimiento de la norma (Ley

734 de 2002).

Falta de

experiencia en el manejo de procesos

3. Diferencia de criterios al

momento de

evaluar la queja.

1. Sanciones

Disciplinarias o penales.

2. Impunidad y mal ejemplo.

3. Perdida de

credibilidad en la función

4. Nulidades

1. Capacitación y actualización en materia

disciplinaria de quienes debe evaluar la queja y proyectar las decisiones.

Jefe Administrativo y financiero

 

Almacén

Recibir,

revisar y

almacenar

bienes

Hurto

en el

almacenamiento

de bienes

1. Fallas en los sistemas de vigilancia o seguridad.

2. Desorganización

o descuido por parte de los funcionarios

encargados de almacenar los bienes en la bodega o en las

1. Perdida de

2. Sanciones

legales para el

responsable de almacenar los bienes

3. Posible

perdidas

económicas o detrimento del patrimonio de la entidad.

1. Registro de bienes en el  sistema. (SEVEN) o

Aplicativo del outsoursing.

-2. Tomas físicas de inventario. (Acta de

inventario)

-3. Monitoreo

con sistemas de

seguridad y servicio de

4. Diligenciamiento

comprobante de

movimientos de

almacén. (Comprobante

de movimiento) -5. Acceso restringido al

almacén.

6. Pólizas de

seguro

Jefe Administrativo y financiero

 

Almacén

Suministrar

bienes

Hurto

En el suministro y

durante el uso de los bienes

1. Deshonestidad por parte de quien entrega y/o recibe el bien.

2. Fallas en los sistemas de vigilancia y seguridad

3. Descuido por parte del

responsable del bien.

1. Perdida de

bienes

2. Sanciones

legales

revisión de inventarios a

través del aplicativo.

-2. Revisión de bienes durante la toma física de

inventarios

Jefe Administrativo y financiero

 

Almacén

Trasladar

bienes

Daño de activos

Al trasladarlos

para su entrega.

1. Ubicación de la bodega fuera del

2. Espacios

insuficientes dentro del edificio para

almacenar los bienes.

3. Accidentes al

trasladar los bienes.

Perdidas de

2.Lesiones físicas de los

funcionarios

encargados de la bodega.

3. Posible

perdidas

económicas

1. Pólizas de seguro.

Jefe Administrativo y financiero

 

Almacén

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Almacén

Realizar

inventarios

físicos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dar de baja bienes

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hurto

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fraude

 

De bienes luego de la verificación

física de

existencias

 

 

 

 

 

 

 

durante la

preparación de la baja o la entrega del bien (cambio de bienes)

1. Deshonestidad por parte de quien

hace la toma física y/o el responsable

del bien.

2. Registros de soporte de inventarios

3. No realizar

inventarios físicos.

 

1. Deshonestidad por parte de quien hace la entrega de

2. Sesgos en la toma de decisión para la baja de

equipos por parte de quienes expiden

los conceptos

técnicos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Perdida de

bienes

2. Sanciones legales

 

 

 

 

 

 

 

1. Posible

perdidas

económicas. 2.

3. Posibles

perdidas de bienes.

4.Sanciones

legales

1. Listado de inventario del aplicativo (bienes en

servicio y almacén)

-2. Soportes

físicos(Comprobantes de almacén)

-3. Registro de los resultados del inventario.

(Actas de inventario

físico.)

 

1. Concepto técnico para dar de baja el bien.

-2. Registro de bienes para baja en el sistema. -

3. Informe administrativo y financiero de los bienes a dar de baja.

4. Autorización del comité́ de evaluación de bienes e inmuebles

5. Retiro de

los bienes físicamente y de los registros contables. (Comprobante de baja.)

Secretaria Ejecutiva

Atención a Peticiones

Recepción

de

Peticiones,

Quejas y

Reclamos

Incumplimientos

legales

En los términos

establecidos

para atender la

petición

1. Desconocimiento

de los términos

legales

establecidos para

responder y las

consecuencias del

2. Desorganización y falta de criterio

para atender las peticiones quejas y

reclamos

3. No remitir por

competencia la autoridad o

dependencia

pertinente la

petición, queja o reclamo en caso de no contar con la

información para dar respuesta al

4. Falta de

idoneidad del

funcionario en el tema de la petición

5. Alto volumen de

6. Fallas en el aplicativo de consulta

1. Investigación

disciplinaria por

violación del

derecho de

petición.

2. Sanción legales

por violación del derecho de petición

3. Perdida de la imagen

institucional e

insatisfacción por parte del

peticionario

1 Alarmas preventivas de

vencimiento del termino

de respuesta

-2 Llamada preventiva

alertando el vencimiento

-3 Correos electrónicos al

responsable del

documento alertando el

vencimiento

 

DEPENDENCIA

PROCESO

ACTIVIDAD

CATEGORÍA DE

RIESGO

EVENTO

CAUSAS

EFECTOS

CONTROLES QUE SE

REALIZAN ACTUALMENTE

Secretaria Ejecutiva

Atención a Peticiones PQR

Preparar y

proyectar

respuesta

Incumplimientos

Legales

Al proyectar una respuesta que no sea acorde con

el objeto de la petición y no la

absuelva de

fondo

1. Falta de criterio

para atender las

peticiones

2. Falta de claridad

en la exposición y

especificidad del peticionario.

3. Alto volumen de

4. Falta de

idoneidad del

funcionario en el tema de la petición

5. Dificultad en la

concertación de respuestas cuando son competencia

de varias

dependencias

1. No se emiten

respuestas

completas y

2. Investigación

disciplinaria por violación del derecho de petición. 3.

Sanción legales

por violación del derecho de petición.

4. Perdida de la imagen

institucional e insatisfacción por parte del

peticionario

1 Revisión o visto bueno de la respuesta emitida por parte del Jefe Inmediato

2 Consultar la normativa

legal vigente.

Secretaria Ejecutiva

Peticiones, Quejas y Reclamos

clasificación de la Queja,

reclamo o

sugerencia

Incumplimientos

Legales

De los términos

establecidos

para atender la

queja, reclamo o

sugerencia

1. Desconocimiento

de los términos

legales

establecidos para

responder y las

consecuencias del

2. Desorganización

y falta de criterio

para atender las

3. No trasladar la

queja, reclamo o

sugerencia en caso

de que se haya

asignado

4. Falta de

idoneidad del

funcionario o

contratista en el

tema de la queja,

reclamo o

sugerencia

asignada. 5.

Alto volumen de

1. Investigación

disciplinaria por

violación del

derecho de

petición.

2. Sanción legales

por violación del

derecho de

petición.

3. Perdida de la

imagen

institucional e

insatisfacción por

parte del quejoso

1 Alarmas preventivas de

vencimiento del termino

de respuesta

2. oficios memorandos y

documentos internos

Secretaria Ejecutiva

Peticiones, Quejas y Reclamos

contestación de la Queja,

reclamo o

sugerencia

Incumplimientos

Legales

Al proyectar una

respuesta que no sea acorde con el objeto de la queja, reclamo o

sugerencia y no la absuelva de fondo

1. Falta de criterio para atender las

2. Falta de claridad en la exposición y

especificidad del quejoso.

3. Alto volumen de trabajo.

4. Falta de

idoneidad del

funcionario o

contratista en el

tema de la queja, reclamo o sugerencia

 5. Dificultad en la concertación de respuestas cuando son competencia

de varias

dependencias

1. No se emiten

respuestas

completas y

2. Investigación

disciplinaria por violación del derecho de petición.

3. Sanción legales

por violación del

derecho de

petición.

4.Perdida de la

imagen

institucional e

insatisfacción por parte del quejoso.

5. operación del silencio

administrativo

positivo( según lo

previsto en la ley)

1 Revisión o visto bueno

de la respuesta emitida

por parte del Jefe

Inmediato

2. Consultar la normativa

legal vigente

Personero

Secretaria Ejecutiva

 Personeros delegados

Jefe Administrativo y financiera

Asesor

Jurídico

Contratación de Bienes y

Servicios

Identificar las

necesidades

de

contratación

Inexactitud

En la información

del Plan de

Adquisición de

Bienes y Servicios.

1. Escocimiento de la asignación

presupuestal que tiene cada

2. Equivocaciones

en el estudio

3. Error en la

consolidación de la información.

4. Desconocimiento

de la

documentación

apoyo para la

elaboración del

estudio previo.

5. Modificaciones

erróneas el estudio previo.

1. Desgaste

administrativo

2. deterioro de la

imagen

institucional

3. exposición a

glosas por parte

de la contraloría

General de La

Republica

1. Formato estudio previo

Personero

Secretaria Ejecutiva

 Personeros delegados

Jefe Administrativo y financiera

Asesor

Jurídico

Contratación de Bienes y

Servicios

Proyectar la

contratación

y

seleccionar

la oferta

Decisiones

erróneas

Al realizar la

invitación para

la compra o

solicitar la

adquisición de

un bien o un

1. Deficiencias en el plan de contratación

2 Falta de claridad, ambigüedad o inconsistencia en la documentación de soporte de la necesidad.

3. Deficiencias en el análisis que soporta el valor estimado del contrato

1. Desgaste

Administrativo

(duplicidad en

tareas u objetos a

desarrollar,

reproceso de la

información que se lleva a estudio

a Comité́ de

Contratación).

2 . Posible

perdida de

recursos públicos.

3. Posibles

sanciones legales

para la entidad.

1. Asesoría por parte del

Asesor Jurídico en la estructuración de

los estudios previos.

Personero

Secretaria Ejecutiva

 Personeros delegados

Jefe Administrativo y financiera

Asesor

Jurídico

Contratación de Bienes y

Servicios

realizar las

invitaciones a

los

proponentes

Incumplimientos

Legales

Al revisar y

valorar los

estudios previos,

CDP, registros y

documentos

previos que se

solicitan para el

tramite de

contratación

1. Inexistencia o

inconsistencia en el aporte de

2. Fallas en la

Elaboración de los estudios previos.

3. No realizar de forma adecuada la

verificación,

evaluación y

selección de

4. Cambios en la normatividad o decisiones

5. Demoras en la radicación de la solicitud de

contratación

1. Desgaste

2. Fallas en la

atención de

requerimientos,

que se podrían

traducir en

perdidas

económicas y/o

Sanciones legales.

3. Perdida de credibilidad por incumplimiento de objetivos

1. Formato estudio

previo, formato

invitación a proponentes

2. Valoración por parte del Asesor Jurídico

3. Revisión

del Comité́ de

Contratación.

Personero

Secretaria Ejecutiva

 Personeros delegados

Jefe Administrativo y financiera

Asesor

Jurídico

Contratación de Bienes y

Servicios

Elaborar y

legalizar

contrato

Incumplimientos

Legales

Al elaborar el

contrato sin atender los

pliegos de

condiciones o

estudios previos

sobre los cuales

se estableció la

elaboración del

1. Presiones para la

pronta elaboración

y legalización de contratos.

2. Falta de control

en las versiones de

los documentos

que soportan la

contratación.

3. Error en la

transcripción y

verificación de los pliegos de

condiciones o

estudios previos del

4. Incumplimiento

de los requisitos

legales vigentes

1. Desgaste

Administrativo

(duplicidad y

aumento en las tareas u objetos a

desarrollar).

2. Perdida de

credibilidad

detrimento de la imagen

3. Posibles

sanciones legales

1. Revisión por parte del

jefe de la división

Administrativa

-2. Revisión por parte del

contratista (suscribiente)

-3. Revisión por parte del

Ordenador del

Gasto.(gerencia)

Personero

Secretaria Ejecutiva

 Personeros delegados

Jefe Administrativo y financiera

Asesor

Jurídico

Contratación de Bienes y

Servicios

Supervisar el

Contrato

Incumplimientos

de

compromisos

adquirido

Al seguimiento y

verificación de la

ejecución de las

obligaciones y el

objeto

1. Falta de

idoneidad por

parte del supervisor

en aspectos

jurídicos y

2. Concentración

de supervisión de contratos en un solo funcionario.

3. Fallas en la

comunicación

entre el contratista

y el supervisor.

4. Ausencia o

deficiencias en un cronograma de trabajo

1 Perdida de

credibilidad en la imagen

2. Desgaste

3. Posibles

sanciones legales.

4. detrimento del patrimonio de la

entidad

1. Revisión de

actividades ejecutadas y

documentos de soporte

+ Formato de recibido a

Satisfacción

2. Revisión

de los productos o

Personero

Secretaria Ejecutiva

 Personeros delegados

Jefe Administrativo y financiera

Asesor

Jurídico

Contratación de Bienes y

Servicios

Liquidar

Contrato

Incumplimientos

Legales

En la liquidación

del contrato.

1. El supervisor del

contrato no solicita

oportunamente la

liquidación porque

no da prioridad a

esta actividad.

(Vencimiento de

términos).

2. El supervisor del

contrato no envía

la solicitud de

liquidación y actas

de satisfacción.

3. Sobre carga de

trabajo para los

funcionarios que

apoyan la

liquidación

1. Perdida de

oportunidad para llevar a cabo la

liquidación del contrato.

2. Posibles

sanciones legales

1. Revisar la base de datos del Grupo de

Contratación para establecer fecha de

vencimiento de términos

legales para liquidar de

conformidad con las

normas vigentes.

PRINCIPIOS PARA CONTROLAR LA CORRUPCIÓN

Responsabilidad de los funcionarios.

Cuando se habla de "Servicio Público" se hace referencia a los servidores públicos en general y a los "mandatarios" electos. También en América Latina responde a la vocación democrática interpretar a la función pública sin hacer distinciones entre cargos con convocatoria oficial y cargos obtenidos en virtud de un acto comicial. Para ambos tipos de funcionarios rigen las mismas normas, aun cuando las funciones en el marco de los poderes públicos también determinen diferencias en cuanto al status conferido por el cargo. Los cargos políticos siempre son temporales en virtud de que están sujetos a un cierto período electoral. Estos participan en la gestión de gobierno y por lo tanto comparten su destino. Sin embargo, de ello no se desprende para el titular electo o político, que le esté permitido guiarse en sus actos por intereses particulares, sean éstos de terceros o propios, por cuanto ello no sólo lesionaría los principios de deberes de funcionario público, sino también el principio de legalidad, principios ambos a los que el funcionario político está tan sujeto como todos los demás funcionarios públicos. Al igual que en el caso de éstos, sus actos deben ser controlables, es decir deben ser transparentes.

Profesionalización del personal.

Los servidores públicos tienen que ser idóneos para el cargo en cuanto a su capacidad técnica y personal. Sólo así es posible evitar que las personas que ocupan los cargos sean convocadas sobre la base de su relacionamiento personal y no por sus condiciones técnicas y personales. Aun cuando los aspectos políticos no se pueden excluir siempre, no deberían ser los únicos criterios para la convocatoria a un cargo público calificado. En este sentido sería conveniente estimular el desarrollo de escuelas de capacitación para la función pública.

Remuneración adecuada del personal.

Los servidores públicos deben ser remunerados de conformidad con las exigencias que les plantea el cargo y suficiente. Además, los ascensos deben hacerse siguiendo criterios técnicos y de eficiencia, y no sólo en función de consideraciones políticas, aun cuando esto sea cada vez más difícil de lograr. Si las promociones se otorgan fundamentalmente siguiendo criterios políticos, no podrá aguardarse de los funcionarios que ejerciten su cargo en forma imparcial y siguiendo criterios técnicos y objetivos. Normalmente se guiarán para el ejercicio de sus funciones por pautas esencialmente políticas o buscarán otro tipo de resarcimiento a través de la corrupción.

La nueva organización de personal debe ser complementada por una permanente capacitación, entrenamiento y mayor participación.

Desarrollo del Código de Ética. 

Aun cuando se ha señalado que las razones para el surgimiento y la propagación de la corrupción deben buscarse fundamentalmente en errores institucionales de los sistemas administrativos, también pueden ser de gran ayuda el código de ética de la entidad, para impedir o combatir el surgimiento y la difusión de corrupción. Sólo a través de la coordinación y seguimiento del código de ética y discutido con el personal en un proceso permanente, es posible lograr que el personal se identifique con las reglas de una gestión de la función pública esencialmente técnica y políticamente imparcial.

Además, este método permite introducir en los propios funcionarios mecanismos personales tales que los inhiban de incurrir en actos de corrupción. Sin embargo, las medidas implementadas sólo podrán ser exitosas, si los empleados y funcionarios que observen una conducta conforme a la ley, reciben un adecuado reconocimiento a esa gestión.

MECANISMO PARA LA ATENCIÓN AL CIUDADANO.

-ESTRATEGIAS ANTITRAMITES

Estrategia: Simplificación de procedimientos internos.

 

La PERSONERÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA pretende la racionalización de procedimientos internos a través del desarrollo de estrategias efectivas de simplificación, estandarización, eliminación, adecuación normativa y procedimientos orientados a facilitar la gestión administrativa. 

La estrategia con la cual se pretende mejorar los procesos y trámites se enfoca en hacer más eficiente la atención de los ciudadanos a la hora de solicitar información sobre un trámite o de las dependencias en la Empresa, se iniciará el proceso de actualización de los trámites y formatos en la página web de la Entidad, para enterar a todas las personas. Además, está habilitada la línea telefónica No.24 18748. La meta es implementar y publicar en la página web los servicios que presta la Personería Distrital de Buenaventura.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Control Administrativo. Procedimiento de control interno que no tiene relación directa con la confiabilidad de los registros contables.

Control Contable. Procedimiento de control interno que se relaciona directamente con la protección de los activos o con la confiabilidad de los registros contables. 

Control Interno. Todas las medidas utilizadas por una entidad para protegerse contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una entidad y para asegurar el cumplimiento de las políticas de la misma.

Economía. Se obtiene cuando se reduce al mínimo el costo de los recursos que se emplean en una actividad, con la debida consideración a su calidad apropiada.

  1.  El grado en que se cumplen los objetivos y la relación entre el efecto deseado en una actividad y su efecto real.
  2.  La relación que existe entre el producto (en término de bienes, servicios u otros resultados) y los recursos empleados en su producción.
  3.  Son el resultado de un proceso de recopilación y síntesis de información: la suma y la organización lógica de información relacionada con la entidad, actividad, situación o asunto que se haya revisado o evaluado para llegar a conclusiones al respecto o para cumplir alguno de los objetivos de la auditoria. Sirven de fundamento a las conclusiones del auditor y a las recomendaciones que formula para que se adopten las medidas correctivas.

Informe de Auditoria. Expresión escrita por el auditor respecto a los resultados de las verificaciones realizadas durante la ejecución de la auditoria, manifestando sus criterios y comentarios respecto a los estados financieros y otros hechos económicos.

Normas de Auditoria: Constituyen el conjunto de reglas que deben cumplirse para realizar una auditoria con la calidad y eficiencias indispensables.

  1.  Modelo sistemático de una actuación pública o privada, que se elabora anticipadamente para dirigirla y encauzarla. Escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra.

Prevención. Acción y efecto de prevenir. Preparación y disposición que se hace anticipadamente para evitar un riesgo.

Procedimiento de Auditoria. Las acciones que realiza el auditor para llevar a cabo sus labores de revisión.

Programa de Auditoria. Documento que establece los procedimientos de auditoria relacionados con el tema, actividad o asunto objeto de revisión.

  1.  Posibilidad de que no puedan prevenirse o detectarse errores o irregularidades importantes. Riego de Control. Error que no puede ser evitado o detectado oportunamente por el sistema de control interno. Riesgo de Detección. Se realizan pruebas exitosas a partir de un procedimiento de prueba inadecuado.
  2.  Requisito esencial en la auditoria que conduce a un adecuado control y dirección en todas las etapas, para que asegure que los procedimientos, técnicas y pruebas que se realizan, se vinculen en forma competente y eficaz con los objetivos que se persiguen.

Ilícito: En contra de la ley

Impunidad: Que queda sin castigo

Prebendas: Beneficio o dádivas o regalos obtenidos por servicios

Transgresión: Violación de lo establecido. 

RENDICIÓN DE CUENTAS

La definición establecida en el CONPES 3654 de 2010, de rendición de cuentas, consiste en la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otros que tienen el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado.

Consiste en el conjunto de estructuras prácticas y resultados mediante los cuales, las organizaciones estatales y los servidores públicos informan, explican y enfrentan premios o sanciones por sus actos a unas instituciones públicas, organismos internacionales, a los ciudadanos y a la sociedad civil, quienes tienen el derecho de recibir información, explicaciones y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos simbólicos.

Es por esto que la rendición de cuentas presupone, pero también fortalece la transparencia del sector público, el concepto de responsabilidad de gobernantes y de los servidores y el acceso a la información como requisitos básicos.

Los componentes de la rendición de cuentas son: la información, el dialogo, los incentivos o sanciones.  

INFORMACIÓN

Las acciones y ejecución de la entidad se encuentran disponibles en los sistemas de información desarrollados e implementados por el gobierno Nacional, así: Principalmente en el portal único de contratación SECOP, entre otros. Así mismo en la página Web de la entidad donde a diario se informa y se carga la información sobre las actuaciones realizadas por la entidad. 

DIALOGO

Para el desarrollo de este componente, se planeara, organizara y desarrollara, reuniones periódicas de acuerdo a las instrucciones y cronogramas establecidos por la dirección y otros procesos vinculados para la vigencia 2013.

De estas reuniones se efectuara el seguimiento permanente, con el fin de dar respuestas a todas las inquietudes de la ciudadanía que no hayan sido resueltas en el momento de su desarrollo.

INCENTIVOS O SANCIONES

Se encuentra pendiente de definir las acciones necesarias para reforzar el comportamiento de los funcionarios de la entidad, hacia la rendición de cuentas.

La rendición de cuentas, es un conjunto de normas, procedimientos, metodologías estructuras y prácticas que la Personería Distrital de Buenaventura desarrolla para dar a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, a la sociedad civil y a los organismos de control a partir del fomento del dialogo.

 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO

Con el mismo se pretende, mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la administración y satisfacer las necesidades de la ciudadanía, enmarcado en la Política Nacional de Servicio al ciudadano y liderado por el Programa Nacional de servicio al ciudadano y el Departamento Nacional de Plantación.

Dando cumplimiento a las recomendaciones emitidas por el Departamento Nacional de Plantación,  la Personería Distrital de Buenaventura ha incluido el tema de servicio al ciudadano dentro de sus planes institucionales. Procesos y procedimientos. De modo que sus actividades pueden ser objeto de financiación y seguimiento.

En cumplimiento de lo narrado en el inciso anterior, la Personería Distrital de Buenaventura ha creado los siguientes mecanismos:

DESARROLLO INSTITUCIONAL PARA EL SERVICIO DEL CIUDADANO

Teniendo en cuenta los mecanismos de coordinación entre las diferentes áreas y la oficina de atención al ciudadano, se definirá el portafolio de servicios de la entidad, basado en las inquietudes y preguntas frecuentes de la ciudadanía, manifestadas por diferentes medios, principalmente en la página web institucional.

IMPLEMENTAR Y OPTIMIZAR: para definir responsabilidades, tiempo de respuestas contenidos que brinden calidad y eficiencia a las PQR que pueden presentar nuestros ciudadanos, la PERSONERÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA en cabeza del Personero, demás procesos misionales y de apoyo a la gestión ha trabajado permanentemente  en el tema de PQR, diseñando un formulario en la web institucional, para que nuestros ciudadanos puedan ingresar de forma práctica en busca de una respuesta a sus inquietudes, quejas y reclamos.

En este espacio se busca que el ciudadano, haga la petición, queja, reclamo o denuncia, ante la entidad o directamente ante el personero.

Los factores a tener en cuenta para su complementación en la entidad son:

a)    Definir la secuencia e interrelación de los procesos institucionales

b)    Asegurar la disponibilidad de recursos

c)    Seguimiento y medición de los procesos

d)    Implementar acciones de mejora

e)    Establecer controles de riesgo

f)     Verificar la satisfacción del ciudadano

g)    Control y seguimiento de documentos y registros

h)   Periódicamente, elaborar informes de gestión en el tema de servicio al ciudadano y proponer estrategias.

AFIANZAMIENTO DE LA CULTURA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PÚBLICOS

Desarrollar las competencias y habilidades para el servicio al ciudadano en los servidores públicos, mediante programas de capacitación y sensibilización.

Generar incentivos a los servidores públicos de las áreas de atención al ciudadano para que se mantenga la cultura de un buen servicio.

MEDIR LA SATISFACCIÓN DEL CIUDADANO

A partir del momento en que la entidad cuenta con los respectivos procesos y una vez se tenga un insumo respecto a los ciudadanos que puedan ingresar a la entidad por cualquiera de los canales de información, se realizara la respectiva encuesta para medir la satisfacción de nuestros ciudadanos.

IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES

En la construcción de la plataforma estratégica de la entidad y específicamente en la caracterización de los procesos, se están identificando las necesidades y expectativas del ciudadano en general, esta labor permite definir la estrategia para gestionar una atención adecuada y oportuna.

INFORMACIÓN ACTUALIZADA

La página institucional cuenta con información actualizada respecto de los servicios que brinda la entidad a la ciudadanía.

ADECUACIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS

 

PERSONERÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA, no cuenta con espacio físico e infraestructura suficiente para realizar una buena  atención personalizada, tiene unos canales de atención, correo electrónico, pagina web y teléfonos.

CONTROL

PERSONERÍA DISTRITAL DE BUENAVENTURA cuenta con la oficina de control interno que vigilara que la atención se presente de acuerdo a las normas y los parámetros establecidos por la entidad y sobre este aspecto generar informe semestral ante la Personería

GESTIÓN DOCUMENTAL

Se está realizando la mejora continua y mantenimiento del archivo documental de la entidad, considerando que los archivos desorganizados obstaculizan una buena gestión de la administración y favorecen la comisión de prácticas corruptas, cuando los documentos se desconocen, destruyen, esconden, alteran y carecen de procesos técnicos de archivos, se abre un espacio para hechos de corrupción. Es oportuno recordar que es delito falsificar, destruir, suprimir u ocultar documentos públicos, en la medida que estos pueden servir de prueba, de acuerdo con lo establecido en los artículos 287 y 292 del Código penal. 

Es así como los programas de gestión y administración documental contribuyen a la modernización del estado, por lo que un adecuado manejo de la gestión documental y unos archivos organizados se convierten en una herramienta para plantación y para la lucha contra la corrupción.

La formulación y consolidación de este plan, se encuentra bajo la responsabilidad del Personero Distrital, acompañado por parte de la secretaria ejecutiva y los Personeros Delegados, asesoría jurídica, la jefatura Administrativa y Financiera y el seguimiento y control del mismo corresponderá a la oficina de Control Interno.

 

 

Last modified on Martes, 03 Mayo 2016 08:07
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